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高校教學(xué)秘書：不應(yīng)被遺忘的角落
在高校干了兩年教學(xué)秘書后，劉沖（化名）現(xiàn)在只想著怎么可以離開這個崗位?！耙驗槲覍嵲谡也坏嚼^續(xù)留下來的理由?！泵鎸Α吨袊茖W(xué)報》的采訪，她的話語中充滿無奈。
兩年前，劉沖開始負責(zé)學(xué)院本科生的教務(wù)工作。不久后，她便打算針對教學(xué)秘書崗位的某些狀況寫一些文章。然而，直到現(xiàn)在她都沒有真正動筆，因為她發(fā)現(xiàn)，“怎么寫來寫去全都是一堆的抱怨？”
那些沒有被寫出來的抱怨，并不是劉沖所獨有的。
長期以來，作為高校內(nèi)部極其“低調(diào)”的一個群體，教學(xué)秘書的生存狀態(tài)并不為人所關(guān)注。而這一群體卻是高?；鶎咏虒W(xué)工作的重要組成部分，他們的喜怒哀樂也在很大程度上影響著高校教學(xué)工作的正常開展。
那么，高校教學(xué)秘書的“煩心事”究竟有哪些呢？
“難道我們的工作還不夠忙？”
根據(jù)河南財經(jīng)政法大學(xué)副教授張同欽所編《秘書學(xué)》的定義，教學(xué)秘書是指在高校及其他各類學(xué)校中輔助領(lǐng)導(dǎo)實施教學(xué)管理、從事秘書工作的秘書。其主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制、監(jiān)督等工作。從這一定義中足見教學(xué)秘書工作的繁雜。
接受《中國科學(xué)報》采訪時，北京某高校教學(xué)秘書侯峰（化名）以研究生招生為例，粗略介紹了他的工作——
每年9月啟動推免研究生工作，9月底完成宣傳、接收材料、復(fù)試和錄取工作。如果招錄不滿，則在10月還要準備二次招生。同時開始為碩士生統(tǒng)考準備相關(guān)材料，12月份完成統(tǒng)考之前，啟動博士研究生的招生工作。由于該校已經(jīng)施行博士生申請—審核制，準備相關(guān)材料的工作量也大大提升。而當(dāng)博士生招生最終結(jié)束時，已經(jīng)是第二年的四五月份了。
“一個招生工作就要持續(xù)將近一年時間，而這還只是教學(xué)秘書工作中的很小一部分?！焙罘逭f，他們的主要工作其實是處理大量的日?，嵥槭录?。
記者查到了一份閩江學(xué)院計算機與控制工程學(xué)院的教學(xué)秘書崗位職責(zé)規(guī)定，其中包括了36項具體職責(zé)，遍及學(xué)院本科教學(xué)的各個角落。然而，這依然涵蓋不了教學(xué)秘書的全部工作。
劉沖給《中國科學(xué)報》記者講述了這樣一件事。疫情期間，有很多外校交換生無法進入高校。于是，某高校便要求教學(xué)秘書將所有不能到校的交換生的行李打包寄出。此時，正是教學(xué)秘書工作最為繁忙的時候。對此，該校的教學(xué)秘書表達了極大的不滿：“難道學(xué)校覺得我們的工作還不夠忙嗎？！”
之所以造成這一狀況，教學(xué)秘書責(zé)任邊界不明晰是一個重要原因。
“應(yīng)該說，‘教學(xué)秘書’這類崗位在國內(nèi)外高校都是普遍存在的，并且從事的工作基本是程式化的?！笔茉L時，中國人民大學(xué)外國語學(xué)院教授郭英劍表示，但相對而言，國外高校的制度更加成熟，其表現(xiàn)在教學(xué)秘書的職責(zé)范圍更加明確，主要是把日常的教學(xué)工作安排好?！盁o論在國內(nèi)還是國外，教學(xué)秘書的工作都很繁瑣，但國內(nèi)的教學(xué)秘書與國外同行相比，其承擔(dān)的工作量可能更多?！?/p>
這一現(xiàn)象還有一個大的背景，那就是目前在國家層面缺少對教學(xué)秘書職位的相關(guān)規(guī)定。
東部某高校教學(xué)秘書程丹（化名）此前一直在參與本學(xué)院制度文本的撰寫工作，對于相關(guān)教育管理部門的制度比較了解。交談中，他告訴《中國科學(xué)報》，至少在師生比方面，國家對于輔導(dǎo)員與學(xué)生數(shù)量的最低比例有明確標(biāo)準，即不低于1：200，思政教師與學(xué)生數(shù)量的比例也是明確的?！叭欢?，直到現(xiàn)在，教學(xué)秘書與學(xué)生數(shù)量的比例依然沒有任何政策依據(jù)?！彼f。
據(jù)記者了解，在國內(nèi)某些高校，教學(xué)秘書與學(xué)生的比例甚至可以達到1：2000，由此帶來的巨大工作量也就可想而知。
此外，在與教學(xué)秘書有關(guān)的管理領(lǐng)域，相關(guān)的文件幾乎處于空白狀態(tài)。“作為教學(xué)秘書，我們常常會自稱是一個‘大管家’，這背后的含義就是什么事情我們都應(yīng)該管，但這樣真的合理嗎？”程丹問道。
工作重要，人不重要
劉沖之所以對教學(xué)秘書工作感到厭倦，主要原因不是工作內(nèi)容的繁雜，而是在繁雜工作之后，心中那種“一無所獲”的感覺。
“教學(xué)秘書的工作重要嗎？其實很重要，因為學(xué)院教學(xué)的正常運行必須要靠教學(xué)秘書的上傳下達。但從事這一工作的人重要嗎？我覺得真的沒那么重要！因為你做的這些工作過于機械，很難得到別人的認同?！眲_說。
在一篇文章中，湖北第二師范學(xué)院馬克思主義學(xué)院教學(xué)辦公室主任杜文娟曾這樣形容教學(xué)秘書工作——盡管教學(xué)秘書每天總有干不完的事，常常超負荷在工作，但其工作業(yè)績卻很難全面、客觀地被評估。因為教學(xué)秘書的工作成效是隱形的，工作處在各項工作的銜接部分，是龐大教學(xué)管理體系中容易被忽視的。長期的認識不足，不被重視，使得教學(xué)秘書工作積極性受挫，自尊心受傷，存在感極度缺乏。
正是這樣的狀態(tài)，使得教學(xué)秘書群體成為高校中“職業(yè)倦怠感”最強的群體之一。
在一項針對江蘇省內(nèi)高校教學(xué)管理人員職業(yè)倦怠感的問卷調(diào)查中，研究人員通過職業(yè)倦怠量表測算方式，對近300份問卷分析后發(fā)現(xiàn)，高校教學(xué)管理人員職業(yè)倦怠的測算均值為3.234，比中等水平高0.175。在各項分指標(biāo)中，教學(xué)管理人員情緒衰竭的均值更是達到3.759，遠高于平均水平，差值達到0.676。
程丹的“職業(yè)倦怠感”出現(xiàn)在2015年前后。那時，他已經(jīng)在這一崗位上工作了七八年?！耙驗槟憧偸侵貜?fù)同一件事，而且這些工作也沒有多少技術(shù)含量。當(dāng)你做熟后，產(chǎn)生厭倦幾乎是必然的?！彼f。為了消除這種感覺，程丹選擇的是不斷充實自己，以此尋找職業(yè)“新鮮感”。比如，他曾主動參加一些培訓(xùn)學(xué)習(xí)，也積極爭取到校內(nèi)其他部門掛職。不久前，他甚至獲得了一個到教育部借調(diào)的機會。
不過，程丹也承認，這種努力更多來自于其自身的爭取，而且像他這樣積極主動的教學(xué)秘書“并不多”。
對此現(xiàn)象，一些學(xué)者認為應(yīng)增強對教務(wù)管理人員的組織干預(yù)，在具體方式上，建議采用規(guī)范崗位管理、加大培訓(xùn)力度以及創(chuàng)新管理模式等手段。然而在程丹看來，這些措施要想真正實施，還有一個必須面對的難題。
“必須承認，高校對于教學(xué)秘書的管理和培訓(xùn)是十分欠缺的。不過，教學(xué)秘書一般歸教務(wù)處管理，而高校中教務(wù)處往往被人戲稱為‘天下第一大處’，原因就是其所處理的事務(wù)太過龐雜。在這種情況下，教學(xué)秘書的重要性要遠遜于其他職務(wù)。這就導(dǎo)致教務(wù)部門明知對教學(xué)秘書的管理和支持力度不夠，也往往力不從心?！笔聦嵣?，即使是輔導(dǎo)員都還有一些參加研討或調(diào)研的機會，但教學(xué)秘書卻幾乎沒有這樣的機會。
“歸根結(jié)底，還是從事教學(xué)秘書的‘人’不重要?！眲_說，“換位思考，如果我是一名管理者，可能我也會將對教學(xué)秘書的關(guān)注放在最后，畢竟高校內(nèi)部需要關(guān)注的事情太多了?！?/p>
“教秘是條‘?dāng)囝^路’”
侯峰是在2007年成為高校教學(xué)秘書的。兩年前，已經(jīng)在教學(xué)秘書崗位上工作超過十年的他，終于評上了學(xué)校的行政崗7級職員。當(dāng)記者問及還需要多少年才能評6級時，他苦笑了一下：“還得再過9年吧?！?/p>
至于為什么需要這么長時間，侯峰解釋說，在職稱評聘方面，他所走的是職員制，但對教學(xué)秘書而言，走職員制晉升存在制度障礙。比如根據(jù)規(guī)定，職員制7級晉升6級，如果是科級現(xiàn)職，任職5年即可申請，但不具有科級現(xiàn)職的碩士則要等上差不多10年時間?！皢栴}是，教學(xué)秘書崗恰恰沒有設(shè)置科級崗位，因此，我們的職員制晉升等于被人為設(shè)置了障礙?！焙罘逭f。
除了職員制晉升的方式外，侯峰還可以參加正常的職稱評聘，但這條路的難度更大，尤其是從“中級”向“副高”晉升的環(huán)節(jié)。因為一方面教學(xué)秘書的日常被大量工作所占據(jù)，很難有時間思考學(xué)術(shù)論文、課題等，無法提供足夠且高質(zhì)量的學(xué)術(shù)成果；另一方面，在現(xiàn)行的職稱評審制度下，對參審人員的評審更加注重其在“急難險重”方面的表現(xiàn)?！拌b于教學(xué)秘書的工作性質(zhì)，這種評審規(guī)則幾乎等同于堵死了我們的晉升通道?！?/p>
侯峰的這一困境遠不是個別現(xiàn)象，而是教學(xué)秘書群體職業(yè)上升通道狹窄的一個縮影，以至于在采訪中，有教學(xué)秘書直言自己的職業(yè)發(fā)展道路就是一條“斷頭路”。
中央民族大學(xué)教育學(xué)院副院長夏仕武分管過學(xué)院的本科教學(xué)工作，現(xiàn)在分管研究生教學(xué)工作。在接受《中國科學(xué)報》采訪時，他指出，輔導(dǎo)員與教學(xué)秘書同樣是基層崗位，但輔導(dǎo)員上升渠道卻要多得多，比如可以到團委、學(xué)院或?qū)W校的思政、黨政部門擔(dān)任副處級干部，也可以評思政系列的職稱，并有可能評到正高級?！凹词棺约翰幌霑x升，每月也有一定數(shù)額的額外補助?！?/p>
然而，教學(xué)秘書卻享受不了這些政策的利好。夏仕武說，相較之下，學(xué)院的教學(xué)秘書最理想狀態(tài)是晉升為學(xué)院的教學(xué)副院長，但有這樣待遇的教學(xué)秘書用“鳳毛麟角”形容毫不過分。也正因為如此，目前高校教學(xué)秘書團隊出現(xiàn)了兩極分化的現(xiàn)象——
一方面，部分聘任制的教學(xué)秘書由于擔(dān)心自己的職業(yè)生涯，在工作不久后便選擇離職，導(dǎo)致崗位流動性大，教學(xué)管理難以穩(wěn)步提升和優(yōu)化。根據(jù)閩江學(xué)院教學(xué)秘書翁委凡針對某高校的調(diào)查，該校35歲以下的教學(xué)秘書占這一群體的 58%，超過一半的教學(xué)秘書工作年限在3年以下，而且在她調(diào)查的前一年時間里，該校已經(jīng)有6位教學(xué)秘書辭職或調(diào)崗。
另一方面，一些“在編”的教學(xué)秘書由于工作本身缺乏流動性，導(dǎo)致其在同一崗位上動輒工作一二十年。這部分人群中盡管不乏盡職盡責(zé)者，但也不能否認其中有大量“混日子”的存在。教學(xué)秘書對自身工作過于敷衍，由此也引發(fā)其與所在學(xué)院教師乃至學(xué)生之間的矛盾。
“學(xué)校發(fā)展是各類崗位人員協(xié)同努力的結(jié)果，不應(yīng)該厚此薄彼，造成‘幾家歡樂幾家愁’的不和諧現(xiàn)象?！?夏仕武表示，不論是從職稱職務(wù)晉升角度講，還是從職業(yè)技能發(fā)展的角度講，每一個職業(yè)群體都應(yīng)該有屬于自己的發(fā)展空間。目前教學(xué)秘書發(fā)展通道阻塞現(xiàn)象是不應(yīng)該出現(xiàn)的。
更加“實際”的做法
當(dāng)記者問及怎樣才能讓教學(xué)秘書的職業(yè)處境更好一點兒時，劉沖笑道：“多給我們發(fā)點兒工資吧。除此之外，我真的想不出還有什么辦法。”略微停頓后，她又補充道，“或許等有一天，人工智能發(fā)展到可以取代教學(xué)秘書大部分工作時，問題才能解決吧?！?/p>
除了“人工智能”這樣相對遙遠的“解決方案”，劉沖還想過其他辦法，比如增加教學(xué)秘書的人數(shù)，從而分擔(dān)龐大的工作量，減輕個體負擔(dān)。但她也明白，在目前高校人員編制比較緊張的情況下，這種做法并不現(xiàn)實。
在人數(shù)不太可能增加的前提下，夏仕武覺得解決問題的最終途徑，還在于為這一群體提供一個適合他們的上升通道。
據(jù)夏仕武了解，大約在2007年之前，我國高校管理崗人員評管理系列職稱的通道相對開放。但此后，隨著辦學(xué)規(guī)模擴大與教職工編制總數(shù)額定矛盾的加劇，高校開始對職稱評定制度進行相應(yīng)改革，將更多的職稱評審機會投放給教學(xué)科研崗和其他專業(yè)技術(shù)崗的人員，這就導(dǎo)致教學(xué)秘書可以分到的“蛋糕”越來越少?！斑@一現(xiàn)象的背后，也反映了高校管理部門對于教學(xué)秘書工作的不重視。”
此外，有學(xué)者在受訪時也表示，高校在教學(xué)秘書人員的選拔過程中，應(yīng)該做一些更符合實際的調(diào)整，消除教學(xué)秘書職業(yè)發(fā)展通道不暢可能造成的不利影響。
據(jù)記者了解，目前國內(nèi)高校的教學(xué)秘書群體中，兩部分來源占據(jù)重要比例，一部分是高校所引進的優(yōu)秀人才家屬，另一部分則是正常招聘的人員。在這兩部分人中，前者更多屬于“福利性”職位，加之高校對于教學(xué)秘書崗位并沒有很健全的職業(yè)培訓(xùn)制度，其人員素質(zhì)難以保證；后者則以碩士研究生學(xué)歷為主，特別是在編的教學(xué)秘書崗位，甚至具備海外留學(xué)經(jīng)歷者也大有人在。
“且不說此類人才在這一崗位是否‘大材小用’，單就教學(xué)秘書本身的職位要求來說，也并不是學(xué)歷越高者越符合?！痹搶W(xué)者表示，這一現(xiàn)象產(chǎn)生的背后，還在于高校招聘人員時的“唯學(xué)歷論”傾向。但問題是，高學(xué)歷者往往不能適應(yīng)目前教學(xué)秘書工作的繁雜瑣碎，加之缺乏上升通道，容易引發(fā)對工作的逆反；相反，某些低學(xué)歷者不見得不符合職位要求，更有可能適應(yīng)目前這一職位的現(xiàn)狀。
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